Zeitmanagement

"Planung bedeutet, die Zukunft in die Gegenwart zu holen, so dass man schon jetzt an ihr arbeiten kann." Alan Lakein 

Es gibt ... Menschen mit einem besseren und Menschen mit einem schlechteren Zeitmanagement. Es gibt Menschen auf die man immer warten muss. Kennst du einen solchen Menschen?

Ein paar Grundregeln die mir zu dem Thema einfallen sind:

• Faustregel 2/3 - 1/3, daher zwei Drittel sind verplant, ein Drittel bleibt für flexible Einsätze (Puffer). Plane (terminiere) auch diese Pufferzeit ein.
• Mehr Zeiteinsatz für Planung schafft mehr Zeit für die Erledigung. Wirkt widersprüchlich, ist es nicht.
• Setze einen Blocker für wiederkehrende Aufgaben wie Emailbearbeitung, Telefonate und Administrative Tätigkeiten.
• Erledige die schlimmste und vielleicht grösste Aufgabe als allererstes (eat that frog).
• Beharre auf einer genauen Auftragserklärung mit Angabe der Wichtig- und Dringlichkeit.

Idee vom früheren US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower: Alle Aufgaben in das Raster einzuteilen und entsprechend umzusetzen. Ein guter Plan wird wichtiger, je mehr Aufgaben in kurzer Zeit anfallen. Dies war für Eisenhower im zweiten Weltkrieg in dramatischem Ausmass der Fall

Die beste Zeit für die Tagesplanung ist der Vorabend oder der frühe Morgen (Early Bird) um die Aufgaben aufzulisten, zu strukturieren und in das Raster einzuteilen.

In der Umsetzung bedeutet dies delegieren, terminieren, erledigen oder vergessen. Siehe zum erledigen auch "Prioritäten setzen und eat that frog".

Je besser der Auftraggeber seinen Auftrag auf der Skala "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" beschreibt, umso einfacher fällt die Umsetzung dem Auftragnehmer. Ich sehe auch die Verantwortung beim Auftragnehmer - so führe ich dies in meiner Praxis - bei Auftragsannahme nämlich beharrlich auf den Rahmenbedingungen zur Planung zu bestehen.

Vilfredo Pareto, Ingenieur, Soziologe & Ökonom (1848 - 1923)

80% der Ergebnisse können in 20% der Zeit erreicht werden, wohingegen 20% der Ergebnisse 80% der Zeit benötigen und am meisten Aufwand erfordern.

Das Prinzip habe ich auch in Vertriebsorganisationen wiedergefunden, wenn ca. 20% der Top-Verkäufer 80% des Unternehmensumsatzes einbringen (Fachbuch Verkauf, Topseller sind keine Dummschwätzer).

In der konsequenten Umsetzung ist es möglich, mit wenig (gezieltem) Aufwand und Einsatz, viel zu erreichen. Oder auch ... mit Wenigem - dem Richtigen -  glücklich zu sein. Gerade in der reizüberfluteten und informationsüberladenen Gesellschaft ein wertvolles Gut.